Nguyên tắc của Huy trong công việc

Tư duy trong công việc

• Suy nghĩ tích cực. Chắc chắc không phải lúc nào công việc cũng thuận lợi, giao tiếp suông sẻ, kết quả cũng tiến triển như ý muốn. Nhân viên cần có suy nghĩ tích cực để tiếp tục thử những giải pháp tốt hơn.
• Hướng kết quả. Cho dù chúng ta có làm gì đi nữa, thì kết quả cuối cùng vẫn là mục tiêu quan trọng để tạo ra giá trị và đánh giá hiệu quả công việc.
• Sẵn sàng nhận nhiệm vụ. Đây là thái độ để nhân viên phát triển bản thân, và là cơ hội để thăng tiến sau này.
• Không qua loa ẩu tả. Thông tin, chính tả, số liệu cần sự chính xác trong công việc vì không ai có thời gian để đi kiểm tra lại tất cả những gì bạn làm.
• Hoàn thành tốt hơn hoàn hảo. Đừng mất thời gian để cố gắng tạo ra 1 cái gì đó chủ quan nghĩ là hoàn hảo, nhưng thực tế thì chưa chắc như vậy, và thậm chí không thể đạt được. Nhân viên cần có tư duy “tốt hơn” và nhanh chóng kiểm chứng sự “tốt hơn” để cải tiến hiện quả thường xuyên.
• 5 Whys. Đặt ra câu hỏi về những kết quả đang có, từ đó tìm ra cách để phát triển những ý tưởng mới, giải pháp mới.

Nỗ lực trong công việc

Chịu khó học hỏi & làm những việc nhỏ nhặt nhất

“Điều nhỏ nhặt” chính là một PHÉP THỬ

• Nếu bạn không thấy những điều nhỏ nhặt, chứng tỏ óc quan sát của bạn kém.
• Nếu bạn không học hỏi, chứng tỏ bạn không đủ khiêm tốn.
• Nếu bạn không làm tốt việc nhỏ, xã hội sẽ không giao cho bạn việc lớn.

Nếu không qua được bước này, hoặc là bạn thay đổi mình, hoặc là bạn đổi việc.

Trở nên có ích với công ty

Trở nên có ích với công ty là BẮT BUỘC

• Công ty trả lương để bạn hoàn thành công việc của công ty. Bớt văn vở phàn nàn.
• Không ai là không thể thay thế, kể cả CEO. Bạn không có ích, mời bạn về nhà.
• Quyền lợi dựa trên giá trị. Muốn có quyền lợi tốt hơn, phải tạo giá trị nhiều hơn.

Xây dựng mối quan hệ với nhiều người

Xây dựng mối quan hệ là xây dựng TƯƠNG LAI

• Không ai có thể 1 mình làm hết mọi việc, bạn cần học cách làm việc với nhiều loại người khác nhau.
• Hỗ trợ người khác hoàn thành công việc của họ, đến lúc mình khó khăn sẽ có người hỗ trợ lại.
• Xây dựng mối quan hệ tốt là xây dựng và bảo vệ vị thế của mình trong tổ chức.

Các trường hợp Huy không ủng hộ

• Những trường hợp tạo ra không khí tiêu cực, gây khó khăn, cản trở việc hoàn thành mục tiêu chung.
• Những trường hợp sử dụng quyền lực hoặc lợi thế cá nhân để gây khó khăn cho người khác.
• Những trường hợp cố ý tấn công cá nhân
• Những trường hợp tập trung vào việc “bới lông tìm vết” thay vì giải quyết vấn đề.

Hành vi & thao tác

Quản lý công việc cá nhân

• Cài đặt Lark trên điện thoại (có thể thêm máy tính) và bật Notification để luôn nhận được thông báo.
• Thường xuyên theo dõi Lark để không bị miss thông tin.
• Các App phổ biến:
  • Mail
  • Task
  • Messenger
  • Calendar
  • Docs
  • Meeting

Giao tiếp khi Remote Working

Về nguyên tắc, công việc chung là một sự tập hợp của nhiều công việc của nhiều người. Do đó, bạn phải biết cách làm việc chung để phối hợp tốt nhất.

1. Công việc yêu cầu dùng tool nào thì dùng đúng tool đó. Không tùy tiện.
2. Khi nhận được thông tin (Mail, Messenger, Task…) phải xác nhận là đã nhận được thông tin (Ok bạn / Mình đã nhận thông tin / Ok để mình check…)
3. Khi gửi thông tin cho người khác mà không thấy confirm trong vài tiếng -> 1 ngày (tùy theo độ quan trọng) thì hỏi lại lần nữa. Có thể dùng nhiều cách khác nhau để liên lạc.
4. Khi tạo công việc, hoặc giao việc, luôn có deadline. Nếu không là nó sẽ trôi.
5. Nếu không rõ, phải hỏi lại. Không được tự đoán ý dẫn đến đoán sai -> mất thời gian chỉnh.
6. Chat miễn phí, Call miễn phí, Calendar miễn phí. Đừng ngại khi dùng.

Tính cẩn thận trong công việc

Cách bạn làm một việc là cách bạn làm mọi việc. Thiếu tổ chức trong một việc thì không có khả năng tổ chức nhiều việc.

Email, Messenger

7. Chào hỏi đúng người, xưng hô thống nhất.
8. Viết email không sai lỗi chính tả.
9. Nếu đã attach file thì phải kiểm tra lại file đã attach chưa, và nhắc đến việc có file attach đính kèm trong email.
10. Sử dụng format cơ bản của Email để khong bị lỗi trên các thiết bị khác nhau.
11. Nếu đính kèm Online Document thì phải kiểm tra quyền chia sẻ.

Đặt tên file

1. Đặt tên theo tiêu chuẩn Org – Nội dung – Date. Ví dụ: VIG – Nguyên tắc làm việc – 230914.
2. Không để các thông tin thừa như dính số thứ tự, lỗi font chữ, tên file không có nghĩa… Sau này khi search tìm file rất khó khăn.

Trình bày

1. Mỗi ý trình bày trong 1 đoạn khác nhau. Không trình bày luôn tuồn nhiều ý trong 1 đoạn. Mỗi đoạn gói gọn tối đa 4 dòng.
2. Nếu liệt kê, dùng numbered list hoặc bulleted list. Hiểu sự khác nhau giữa 2 cái này mà dùng cho đúng.

Task

1. Một task luôn có:
   1. Nội dung phải hoàn thành
   2. Người làm (tự assign cho bản thân để Lark còn nhắc nhở)
   3. Khi nào xong
2. Công việc của task thì trao đổi trong task. Hạn chế trao đổi qua nhiều phương thức khác nhau dẫn đến sau này khó tìm lại thông tin.
3. Sau khi hoàn thành, comment kết quả vào trước khi đánh dấu là hoàn thành. Nếu không làm việc này, người khác không biết nó hoàn thành thế nào (Ví dụ: đã email / Xem report tại: link / Khách từ chối rồi nên close task nhé / Sếp nói cái này k cần làm nữa…)

(sẽ còn update tiếp nếu có vấn đề phát sinh mới)

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của Huy. Nếu bạn có chia sẻ hoặc góp ý, vui lòng sử dụng comment bên dưới hoặc nhắn tin cho Huy qua Facebook fb.com/vmhuy88.

Thân chào.